POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

I. INFORMACJE OGÓLNE

 

Przywiązujemy dużą wagę do ochrony Twoich danych osobowych i postępowania z nimi zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”). Naszym celem jest zapewnienie Tobie kontroli nad przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych oraz udostępnienie narzędzi pozwalających wykonać przysługujące Ci prawa.

Poniżej przedstawiamy informacje na temat tego w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe, jak dbamy o ich bezpieczeństwo i komu je udostępniamy. W razie, gdybyś miał/miała dodatkowe pytania dotyczące tego, jak korzystamy z Twoich danych osobowych, nie wahaj się do nas napisać na adres: info@system595.pl

 

II. DEFINICJE

 

  1. Administrator – SEMSYSTEM sp. z o.o., ul. Kopernika 8/6, 40-064 Katowice, REGON 38339077700000, NIP 6342960309, KRS 0000785916.

 

  1. Polityka — niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.

 

  1. Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w tym imię, nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe oraz inne informacje przekazane Administratorowi w korespondencji, w dokumentach oraz w związku ze zleceniem wykonywania usług. Niniejsza Polityka ma zastosowanie do danych osobowych użytkowników naszych stron internetowych, klientów, dostawców usług i towarów, podwykonawców, współpracowników i pracowników oraz innych osób, które kontaktują się z nami lub z którymi my się kontaktujemy.

 

  1. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

 

  1. Osoba, której dane dotyczą — każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora, przesyłająca do Administratora korespondencję w formie tradycyjnej, mailowej, lub z wykorzystaniem formularza kontaktowego na stronie internetowej system595.pl bądź przekazująca Administratorowi dokumenty w formie tradycyjnej lub elektronicznej.   

 

III. PRZETWARZANIE DANYCH

 

  1. Korzystamy z Twoich danych osobowych, ponieważ skontaktowałeś się z nami, zwróciłeś się do nas, aby korzystać z naszych usług i wsparcia, przesłałeś do nas maila lub dokumenty w jakiejkolwiek formie, zleciłeś bądź sprzedałeś nam usługi lub towary, powierzyłeś nam sprawę lub pomagamy przeprowadzić Twój projekt.

 

  1. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i świadczeniem usług doradczych, konsultacyjnych, prawnych i informatycznych na rzecz klientów indywidualnych i podmiotów gospodarczych, będąc Administratorem, zbieramy i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności RODO, przepisami właściwych ustaw oraz przyjętą polityką przetwarzania danych osobowych.

 

  1. Do przetwarzana danych osobowych będziemy wykorzystywać dedykowane narzędzia informatyczne.

 

  1. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, informuje o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, chyba, że na podstawie odrębnych przepisów nie jest do tego obowiązany, oraz dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane przez okres, w jakim jest to niezbędne lub wymagane przez przepisy obowiązującego prawa.

 

  1. Przetwarzając dane Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo oraz poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą.

 


IV. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

 

  1. Formularz kontaktowy: Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznego formularza kontaktowego na stronie internetowej system595.pl (email: info@system595.pl). Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych, niezbędnych do skontaktowania się z użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi. Użytkownik może podać także inne dane, w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych jest dobrowolne, lecz ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości obsługi zapytania. Dane osobowe są przetwarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w związku z podjęciem działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

 

  1. Korespondencja mailowa i tradycyjna: w przypadku kierowania do Administratora korespondencji mailowej lub tradycyjnej dane osobowe tam zawarte są przekazywane dobrowolnie i przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy korespondencja. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą. Administrator przetwarza jedynie dane istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.  

 

  1. Kontakt telefoniczny: w przypadku kontaktowania się z Administratorem telefonicznie dane osobowe są przekazywane dobrowolnie i przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia powierzonej sprawy. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności załatwienia powierzonej sprawy związanej z jego działalnością gospodarczą.

 

  1. Świadczenie usług doradczych, konsultacyjnych, prawnych i informatycznych oraz wykonywanie innych umów przez Administratora: podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

 

  1. Zbieranie danych w innych przypadkach: Administrator w związku z prowadzoną działalnością zbiera dane osobowe także w innych przypadkach, np. podczas spotkań biznesowych, przy okazji wymiany wizytówek lub innych materiałów informacyjnych – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów zawodowych i relacji biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością. Dane zebrane w takich przypadkach są przekazywane dobrowolnie i przetwarzane wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

 

V. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

  1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi lub wykonania umowy. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

 

  1. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jednak nie dłużej, niż przez 10 lat, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane. 

 

VI. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

 

  1. Przysługuje Ci prawo: dostępu do treści Twoich danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

 

  1. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Twoich danych jest zgoda, dane będą przetwarzane do czasu jej wycofania. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W celu cofnięcia zgody można wysłać oświadczenie mailem na adres: info@system595.pl  lub listownie na adres SEMSYSTEM sp. z o.o., ul. Kopernika 8/6, 40-064 Katowice.

  

VII. ODBIORCY DANYCH

 

  1. Nie będziemy udostępniać Twoich danych w innych przypadkach, niż wyraźnie tutaj określone: będziemy powierzać Twoje dane jedynie podmiotom działającym na nasze zlecenie (np. podmiotom świadczącym dla Administratora usługi hostingowe, IT, pocztowe, kurierskie, doradcze, księgowe), podmiotom przetwarzającym. Udostępnienie danych nastąpi na podstawie umowy o powierzeniu przetwarzania danych, która określi m.in. cel, zakres i okres czasu w jakim Twoje dane będą przetwarzane.

 

  1. Administrator może ujawnić dane właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, ale tylko i wyłącznie wtedy, gdy Administrator ma taki obowiązek w oparciu o właściwą podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

 

 

VIII. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

 

Nie będziemy przekazywać Twoich danych osobowych do państw trzecich, tj. państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

 

IX. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

 

  1. Administrator na bieżąco podejmuje starania, aby zapewnić, że dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny oraz tak, aby dostęp do danych miały jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnione osoby.

 

  1. Administrator podejmuje niezbędne działania, by także jego współpracownicy i podwykonawcy dawali gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w  przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora. 

 

X. DANE KONTAKTOWE

 

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem: info@system595.pl lub listownie pod adresem: SEMSYSTEM sp. z o.o., ul. Kopernika 8/6, 40-064 Katowice.

 

XI. UDOSTĘPNIENIE NASZEJ POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH

 

Aktualna polityka przetwarzania danych jest dostępna na naszej stronie internetowej system595.pl